Приказ о назначении подотчетных лиц — образец. Положение о расчетах с подотчетными лицами - образец

Регулярная выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятий осуществляется в целях возмещения командировочных расходов, затрат на закупку ТМЦ, и т.д. Поскольку подобные операции относятся к наличным, законодательство РФ предъявляет повышенные требования к их учету и оформлению. Разберемся, в правилах выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году – формы приказа и заявки размещены ниже.

Порядок выполнения в РФ наличных расчетов регламентируется Банком России в Указаниях № 3073-У от 07.10.13 г. Согласно п. 1 взаиморасчеты между обычными гражданами (не ИП) никак не лимитируются, но, если в процесс вовлекаются предприятия, следует учитывать ряд ограничений. В частности, юрлицам и ИП запрещено использовать поступающие в кассу средства за реализованные услуги или продукцию. Исключение – цели по п. 2:

• Социальные пособия.
• Оплата стоимости товаров, работ.
• Подотчетные суммы, выдаваемые работникам компании.
• Прочие цели, обозначенные в п. 2.

Обратите внимание! Если одним из участников наличных расчетов является физлицо, утвержденный лимит в 100000 руб. (по одному договору) не действует. Следовательно, получается, что в части подотчетных операций минимальные и максимальные пределы не действуют, то есть осуществляются без ограничений (п. 5, 6 № 3073-У).

Кому можно выдавать средства в подотчет

Выплата денег персоналу должна производиться с соблюдением установленного регламента. Для этого в каждой организации разрабатывается и утверждается положение о выдаче денежных средств в подотчет. В указанном ЛНА перечисляются цели расходования подотчетных сумм; максимальный размер операционных затрат; список лиц, которые вправе получать средства; сроки составления авансовых отчетов и возврата остатка денежных сумм.

Обратите внимание! В соответствии с подп. 5 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г. работником признается физлицо, заключившее с работодателем трудовой договор или ГПД. То есть, выдавать средства в подотчет разрешается не только сотрудникам, но и подрядчикам.

Независимо от того, кому именно выплачиваются из кассы или безналичным путем подотчетные деньги, при расчетах нужно соблюдать общепринятый алгоритм действий. К примеру, выдача денежных средств в подотчет директору выполняется так:

1. Уточняется наличие задолженности по ранее выданным деньгам. Если отчет по прошлым средствам работником не представлен, выдавать новые суммы нельзя. По общим требованиям авансовые отчеты с подтверждающей документацией составляются не позже 3 дней (рабочих) с даты истечения сроков получения средств или с момента возврата гражданина к исполнению должностных обязанностей.
2. Составляется заявка на выдачу денежных средств в подотчет – образец далее. Единой унифицированной формы нет, можно разработать собственную. Документ пишется подотчетным лицом собственноручно с указанием требуемой суммы, цели и сроков расходования. После рассмотрения и одобрения руководитель ставит резолюцию (подп. 6.3 № 3210-У). Это главное основание для выдачи денежных средств в подотчет и оформления кассовых документов.
3. Составляется РКО (КО-2 по статистическому Постановлению № 88 от 18.08.98 г.), выдается наличность и производится запись в кассовую книгу предприятия.

Обратите внимание! С 19.08.17 г. вступили в действие поправки в Указания № 3210-У от 11.03.14 г. (введены в силу Указаниями № 4416-У от 19.06.17 г.). Согласно нововведениям компаниям можно выдавать подотчетные суммы без наличия письменного заявления работника, а только лишь на основании приказа руководителя.

Сроки выдачи денежных средств в подотчет

Конкретные сроки для выдачи денег подотчетникам устанавливаются директором предприятия. Это может быть – неделя, месяц, 45 дней или иной период. Если сроки не утверждены, по умолчанию отчет о целевом расходовании должен быть сдан сотрудником в течение 3 дней. Суммы не списываются с работника до тех пор, пока не будут представлены подтверждающие затраты документы и итоговый авансовый отчет.

Перерасход подлежит выдаче, а излишек – сдаче в кассу компании. Нужное действие производится после проверки всех документов. В кассовом документообороте выдача в подотчет – статья движения денежных средств в зависимости от цели расходования, к примеру, «на закупку канцтоваров» или «на командировочные расходы». В бухучете компании при этом используется сч. 71, который дебетуется в корреспонденции со счетами 50, 51, 52, 55 и др.; кредитуется со счетами – 10, 08, 25, 20, 26, 44, 41, 94, 76 и т.д.

Выдача наличных денежных средств в подотчет – документооборот

Основанием для выплаты сумм является распорядительный документ. Как правило, это приказ, который можно сформировать в произвольной форме с указанием необходимых реквизитов. Если требуется также составить заявление о выдаче денежных средств в подотчет, образец приведен далее.

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет

Директору ООО «Горизонт»

Тимофееву А.С.

от менеджера

Куприяновой И.Г.

Заявление

Прошу выдать мне в подотчет 5 200 (пять тысяч двести) рублей на срок четыре календарных дня в целях приобретения канцтоваров для отдела снабжения.

18.09.2017 _______________/Куприянова И.Г./

Задолженность Куприяновой И.Г. по ранее выданным средствам отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Приказ о выдаче денежных средств подотчет – образец

Приказ также формируется произвольно. Обязательно нужно указать срок выдачи финансовых средств и точную сумму. Дополнительно приводится ФИО работника, цели расходования. Допускается составление одного документа на нескольких сотрудников.

Образец документа-распоряжения на выдачу средств в подотчет – .

А правомерна ли выдача денежных средств в подотчет учредителю? С законодательной точки зрения ограничений нет, но собственники бизнеса наравне с прочим персоналом обязаны своевременно отчитаться по полученным деньгам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

• перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
• должности сотрудников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• срок использования средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

• , содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• , который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

• при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
• деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

• наличными в кассу;
• на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

• проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
• составление заявления;
• оформление расходного ордера;
• проводка ордера в кассе;
• проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Положение о расчетах с подотчетными лицами (далее — Положение), разработанное с учетом специфики предприятия и утвержденное приказом руководителя, поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избежать возникновения различного рода спорных ситуаций как с работниками предприятия, так и с налоговыми органами. О том, что можно и нужно отразить в Положении, мы расскажем в этой статье.

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье .

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из статьи .

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

• Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
  Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
  С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
• Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У) .

• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2017 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: .

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Положение о подотчетных лицах: образец 2017 года

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2017 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.20178 № 09-01-07/46781)). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами можно скачать здесь.

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Подотчет в 2017 году изменения претерпел существенные. Рассмотрим алгоритм выдачи подотчетных сумм и основные законодательные преобразования в части регулирования подотчета в 2016-2017 годах.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье .

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

• Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника - достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
• Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Алгоритм выдачи средств под отчет

Основным документом, который регулирует алгоритм выдачи подотчетных сумм сотрудникам предприятия, является указание № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного нормативного акта предусмотрена следующая последовательность действий по подотчету:

1. Работник должен предоставить бухгалтеру (кассиру) завизированное руководителем заявление на выдачу средств под отчет в произвольной форме с указанием даты, а также данных о сумме и сроках, на который выдаются деньги. Либо выдача денег под отчет осуществляется без заявления, но на основании приказа руководителя, содержащего аналогичную информацию: срок, сумму, назначение подотчета, а также дату и регномер документа, подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Работник в таком случае знакомится с приказом под подпись. Если в течение дня планируется выдать деньги нескольким подотчетникам, то приказ может быть для них общий - с пофамильной детализацией.
2. Перед выдачей новой суммы подотчетнику бухгалтеру следует проверить сальдо расчетов с данным работником. Если имеется непогашенная задолженность по ранее выданным авансам, выплачивать новую сумму законодательство не запрещает. Для контроля за возвратом подотчетных сумм руководство предприятия может все же зафиксировать в запрет на выдачу новых сумм, если у подотчетника есть задолженность перед фирмой.
3. В срок до 3 рабочих дней после даты, утвержденной руководителем в заявлении, работник обязан предоставить с приложенными к нему корректно заполненными первичными документами, а неизрасходованные средства вернуть предприятию.
4. Проверка правильности заполнения авансового отчета и соответствия приложенной к нему первички осуществляется бухгалтерией в срок, установленный локальными актами предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работнику можно выдавать под отчет любую сумму — правило 100-тысячного лимита здесь не действует. Однако если сотрудник рассчитывается с контрагентом от имени компании, то платеж наличными средствами по 1 договору не может превышать 100 000 руб.

С порядком бухгалтерского учета подотчетных сумм можно ознакомиться в публикации .

Кому можно выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм возможна лишь работникам предприятия. Согласно нормам трудового законодательства, работником признается только тот сотрудник, с которым у работодателя заключен трудовой договор (ст. 15 ТК РФ). Однако п. 5 указания № 3210-У в понятие «работник» включает и иные физлица, с которыми у компании заключены договоры гражданско-правового характера (далее — ГПХ). Такие пояснения дал ЦБ РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, подотчетником может выступать как штатный сотрудник предприятия, так и подрядчик, действующий по договору ГПХ. Однако лицо, не являющееся штатным сотрудником, не обязано предоставлять авансовый отчет, а заказчик не имеет возможности удержать аванс из его заработной платы, как в случае со штатным работником (ст. 37 ТК РФ). Чтобы избежать неприятностей с невозвратом подотчетных сумм, при заключении договора ГПХ следует прописать соответствующие штрафные санкции.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные средства на зарплатную карту сотруднику или на корпоративную карту предприятия. Однако подобный порядок перечисления подотчетных средств безопаснее утвердить в учетной политике предприятия и Положении о расчетах с подотчетными лицами. Кроме этого, бухгалтерии не помешает разработать новый бланк авансового отчета, так как стандартный предусматривает лишь обращение с денежной наличностью.

В ситуации с безналичным подотчетом работнику также необходимо предоставить утвержденное руководителем заявление с указанием всех обязательных сведений, а также реквизитов карты. Такое требование чиновники изложили в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Либо руководитель может издать приказ о перечислении подотчетных сумм конкретному работнику на банковскую карту. При перечислении аванса в платежном поручении в поле «Назначение платежа» следует указать, что деньги подотчетные.

Минфин подтверждает, что подотчетные суммы можно перечислять на зарплатную карту работника (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Какими документами подтвердить командировочные, оплаченные картой, см. .

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы - либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету. Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств. Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

ВАЖНО! Чтобы принять возмещаемые работнику расходы к налоговому учету, следует тщательно проверить предоставленные им первичные документы. В идеале они должны быть оформлены на компанию. В случае если первичка будет оформлена на работника, проверяющие могут посчитать действия сотрудника и предприятия сделкой купли-продажи и доначислить ему НДФЛ. Но, по мнению Минфина, подобные действия налоговиков неправомерны, поскольку сотрудник не получает экономической выгоды, а значит, отсутствует база для обложения налогом (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Итоги

Изменения по подотчету в 2016 году в основном касаются порядка учета подотчетных средств в бюджетной сфере. В 2017 году в порядок выдачи и расходования подотчетных сумм внесены изменения: под отчет можно выдавать деньги на основании или заявления, или приказа руководителя. А еще перестало действовать правило, согласно которому следующую подотчетную сумму можно выдать только после полного закрытия всех долгов подотчетника.